Tratamiento, gobernanza y custodia de datos personales en el software SaaS lice.cl para municipalidades de Chile, en estricto apego a la Ley N° 18.290, Ley N° 19.628 y Ley N° 21.719.
Esta política aplica a la plataforma de software SaaS lice.cl, desarrollada y operada técnicamente por Codilogia SpA (RUT 19.510.480-8) y provista a las municipalidades de Chile. Conforme al marco legal vigente de la Ley N° 19.628 y de la nueva Ley N° 21.719:
Entidad
Rol Legal
Responsabilidad Principal
Municipalidad Contratante
Responsable del Tratamiento
Determina los fines, requisitos legales de tránsito y custodia de los expedientes municipales de sus vecinos.
Codilogia SpA (lice.cl)
Encargado del Tratamiento
Provee la infraestructura cloud segura, la disponibilidad y procesa los datos estrictamente por cuenta del municipio.
La municipalidad es el Responsable del Tratamiento de los datos de sus vecinos y postulantes a licencias. Codilogia SpA actúa estrictamente como Encargado del Tratamiento (Data Processor) y proveedor de tecnología.
La municipalidad que contrata el software — determina los fines del tratamiento y resuelve las solicitudes conforme a la Ley de Tránsito.
Encargado (Codilogia SpA)
Empresa desarrolladora y proveedora técnica de lice.cl — opera la infraestructura cloud y procesa datos bajo instrucciones del municipio.
Titular
El ciudadano postulante o conductor cuyos datos son procesados para la obtención, renovación o duplicado de su licencia.
Datos Sensibles
Datos relativos a la salud psicofísica del postulante y antecedentes penales requeridos por la Ley 18.290.
Centro de Privacidad
Módulo digital integrado donde el ciudadano puede ejercer sus derechos ARCO en línea.
Auditoría Inmutable
Registro cronológico e inalterable de cada acceso, modificación y aprobación dentro del sistema.
03 Responsable del Tratamiento vs. Encargado
3.1. La Municipalidad Contratante
Cada municipalidad que implementa lice.cl es:
Responsable del Tratamiento: Conforme al artículo 3° de la Ley 19.628 y Ley 21.719.
Titular de la Potestad Pública: Decide qué solicitudes aprueba, observa o rechaza conforme a la Ley 18.290 de Tránsito.
Custodio Legal de los Expedientes: Fija los plazos de conservación documental según la normativa municipal.
Emisor Oficial de la Licencia: La municipalidad es la única entidad facultada por ley para otorgar y emitir licencias de conducir físicas o digitales.
3.2. Codilogia SpA (Proveedor Técnico)
Codilogia SpA actúa como:
Encargado del Tratamiento: Conforme a la legislación de protección de datos.
Garante de la Infraestructura: Provee el entorno cloud, la seguridad técnica, el cifrado y los respaldos.
Neutralidad de Datos: No comercializa, no cede ni utiliza la información municipal para fines propios.
Sin Atribución Administrativa: Codilogia SpA no evalúa exámenes médicos ni aprueba licencias de conducir.
04 Funcionalidades del Sistema
Módulo del SaaS
Descripción Operativa
Recepción de Solicitudes
Formulario digital para primera licencia (B, C), profesionales (A1-A5), renovación, ampliación o duplicado.
Pre-Revisión Documental
Panel para que el funcionario municipal contraste y valide cédula, certificados y declaraciones juradas en pantalla.
Agendamiento Inteligente
Reserva de citas presenciales para exámenes teóricos, médicos y prácticos con token de un solo uso intransferible.
Portal de Seguimiento
Página web municipal donde el vecino consulta en tiempo real el avance de su solicitud mediante RUT y código seguro.
Centro de Privacidad
Módulo donde el ciudadano ejerce sus derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición).
Notificaciones Multicanal
Avisos automáticos de estado por Correo Electrónico y WhatsApp.
Bitácora de Auditoría
Historial inalterable de cada acción para fiscalización de Contraloría y Ley 21.719.
Configuración Municipal
Personalización con escudo corporativo, colores comunales y servidor de correo SMTP propio.
Alcance Delimitado del Software
El sistema realiza: Digitalización de solicitudes, pre-revisión de antecedentes, citas anti-filas, avisos automáticos y bitácora forense. El sistema NO realiza: No emite licencias de forma autónoma, no practica exámenes médicos ni sustituye la evaluación presencial del equipo de tránsito.
05 Datos que Procesa el Sistema
5.1. Datos del Ciudadano Postulante
Dato Requerido
Obligatoriedad
Fundamento Legal
Nombre Completo y RUT
Obligatorio
Identificación de la persona (Ley 18.290 y Ley 19.628).
Fecha de Nacimiento y Edad
Obligatorio
Verificación de edad mínima legal según clase de licencia.
Domicilio en la Comuna
Obligatorio
Acreditación de residencia exigida por la Dirección de Tránsito.
Teléfono y Correo Electrónico
Obligatorio / Voluntario
Envío de confirmaciones, recordatorios de hora y enlace de seguimiento.
Clase de Licencia Solicitada
Obligatorio
Determinación de los requisitos de examen (Clases B, C, A, D, F).
Resultados de Exámenes
Obligatorio
Registro de idoneidad moral, física y psíquica por médicos y examinadores municipales.
5.2. Datos Sensibles (Art. 2° Ley 19.628)
El sistema procesa con protocolos reforzados de cifrado los siguientes datos sensibles indispensables para el otorgamiento de licencias:
Estado de salud psicofísica: Apto / No apto médico y observaciones de gabinete psicotécnico.
Antecedentes de tránsito y Registro de Deudores: Verificación de no inhabilidad conforme a la Ley 21.484 (Pensiones de Alimentos).
06 Centro de Privacidad Digital
El Centro de Privacidad es el módulo integrado en lice.cl que permite al ciudadano ejercer sus derechos ARCO directamente desde su navegador, sin cartas impresas ni trámites presenciales innecesarios:
Derecho ARCO
Funcionalidad en el Centro de Privacidad
Acceso
Permite descargar una copia estructurada de todos los datos y documentos ingresados.
Rectificación
Permite solicitar la subsanación o corrección de antecedentes desactualizados.
Cancelación
Permite solicitar la supresión de datos no sujetos a custodia obligatoria legal.
Oposición
Permite revocar autorizaciones de contacto no esenciales.
Toda acción efectuada en el Centro de Privacidad genera una constancia en la bitácora inmutable y remite un comprobante digital al correo del ciudadano.
07 Notificaciones (Email + WhatsApp)
7.1. Canales de Notificación
El sistema envía avisos institucionales exclusivamente informativos:
Correo Electrónico: Confirmación de postulación, avisos de observación y citaciones oficiales.
WhatsApp (Plantillas Notificativas): Recordatorios de fecha y hora de examen (solo notificaciones de servicio, no canales publicitarios ni chatbots interactivos).
7.2. Eventos que Generan Notificación
Hito del Trámite
Aviso por Correo
Aviso por WhatsApp
Postulación Recibida
Activado
Activado
Expediente en Revisión Municipal
Activado
Activado
Observaciones Documentales
Activado
Activado
Cita de Exámenes Confirmada
Activado (con token QR)
Activado (con fecha/hora)
Recordatorio de Cita (24h antes)
Activado
Activado
Resultado y Cierre del Trámite
Activado
Activado
08 Configuración por Municipio
Cada municipalidad mantiene soberanía técnica sobre su portal y comunicaciones:
Servidor SMTP Propio: Posibilidad de despachar correos desde los servidores de la municipalidad (@municipalidad.cl).
Remitente y Firma Institucional: Personalización de los textos y nombres oficiales de la Dirección de Tránsito.
Plantillas de Comunicaciones: Adecuación de las instrucciones y recomendaciones a la realidad local de la comuna.
09 Bitácora y Auditoría Inmutable
Para asegurar la máxima transparencia exigida por la Contraloría General de la República y la Ley 21.719, el SaaS registra de forma inmutable cada operación:
Campo Auditado
Detalle del Registro
Identidad del Operador
RUT del funcionario o administrador que ejecutó la acción.
Tipo de Operación
Creación, lectura, modificación de estado, agendamiento o descarga documental.
Marca Temporal
Fecha, hora, minuto y segundo con sincronización UTC oficial.
Dirección IP y Sesión
IP de origen y token de sesión autenticada con 2FA.
Estado Previo y Posterior
Trazabilidad exacta de los valores modificados.
Los registros de auditoría se conservan durante 5 años para fines de fiscalización y rendición de cuentas públicas.
10 Plazos de Retención
Tipo de Registro
Plazo de Custodia
Fundamento Normativo
Solicitudes en Trámite
Hasta la conclusión del proceso
Gestión activa del expediente administrativo.
Expedientes Finalizados
5 años post-otorgamiento
Historial de licencias y fiscalización de Tránsito.
Solicitudes Rechazadas
5 años
Plazo para recursos administrativos y verificación de inhabilidades.
Citas y Tokens
2 años
Trazabilidad de asistencia y control anti-reventa.
Logs de Auditoría Forense
5 años
Cumplimiento normativo Ley 21.719 y Ley 19.880.
11 Derechos del Ciudadano
Los postulantes y conductores pueden ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición a través de tres vías oficiales:
En línea: A través del módulo del Centro de Privacidad disponible en el portal ciudadano de su comuna.
Presencial: En la ventanilla de atención de la Dirección de Tránsito de su municipalidad.
Correo Institucional: Mediante los canales oficiales de atención vecinal de la municipalidad correspondiente.
Plazo Legal de Respuesta
La municipalidad responderá a las solicitudes de derechos ARCO en un plazo máximo de 10 días hábiles de conformidad con el artículo 17 de la Ley 19.628.
12 Cookies y Tecnologías del SaaS
El SaaS lice.cl utiliza cookies técnicas estrictamente indispensables para mantener las sesiones de funcionarios y ciudadanos protegidas contra ataques informáticos:
Categoría
Nombre
Finalidad de Seguridad
Duración
Sesión Ciudadana
lice.sess
Mantiene la postulación activa del vecino durante el trámite.
Sesión
Seguridad Anti-CSRF
lice.csrf
Protege los formularios contra envíos fraudulentos no autorizados.
Sesión
Sesión Funcionaria
lice.mun_auth
Sesión cifrada con segundo factor de autenticación (2FA).
8 horas
Preferencias
lice-theme
Guarda la preferencia visual de modo claro u oscuro.
1 año
13 Seguridad del Sistema
Codilogia SpA implementa medidas de ciberseguridad avanzadas en la plataforma:
Control de Ciberseguridad
Mecanismo Técnico Implementado
Cifrado en Tránsito
Protocolo TLS 1.3 con certificados SSL de alta seguridad y HSTS.
Cifrado en Reposo
Algoritmo AES-256 para bases de datos y archivos de expedientes.
Aislamiento Multi-Tenant
Seguridad a nivel de registros (Row Level Security) y partición lógica de cada comuna.
Autenticación Reforzada
Segundo factor de autenticación obligatorio (2FA / OTP) para personal municipal.
Protección Perimetral
Cortafuegos WAF, mitigación de ataques DDoS y limitación de tasa (Rate Limiting).
Respaldos Cifrados
Copias automáticas diarias con replicación geográfica en territorio seguro.
14 Transferencia y Terceros Legales
14.1. Interoperabilidad con Organismos Públicos
Las consultas o validaciones de antecedentes se realizan estrictamente en cumplimiento de mandatos legales del Estado de Chile:
Servicio de Registro Civil e Identificación: Validación de identidad y clases de licencia.
Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos: Control normativo de la Ley 21.484.
Gabinete Médico y Examinadores Municipales: Certificación médica presencial.
14.2. Soberanía de Datos y Territorialidad
Los datos personales de los postulantes no son transferidos fuera de Chile. Toda la infraestructura opera bajo estándares rigurosos de residencia y seguridad.
14.3. Neutralidad del Software
Codilogia SpA no utiliza los datos para fines comerciales propios, actuando exclusivamente como proveedor tecnológico.
15 Notificación de Brechas de Seguridad
En el eventual caso de un incidente de seguridad que comprometa datos personales:
Codilogia SpA notificará a la municipalidad afectada en un plazo máximo de 6 horas desde la detección, aportando información técnica y forense.
La Municipalidad, como Responsable del Tratamiento, notificará a la Agencia de Protección de Datos Personales dentro del plazo legal de 24 horas y a los ciudadanos titulares conforme a la normativa.
16 Matriz de Responsabilidades
Área de Responsabilidad
Municipalidad (Responsable)
Codilogia SpA (Encargado)
Decisión sobre Otorgamiento
Exclusiva del Director de Tránsito
Ninguna (Software neutral)
Resolución de Derechos ARCO
Responde y resuelve al ciudadano
Provee el Centro de Privacidad
Disponibilidad e Infraestructura
Conectividad interna municipal
Garantiza SLA cloud del 99.9%
Cifrado y Seguridad de Datos
Custodia de claves municipales
Cifrado AES-256 y TLS 1.3
Actualizaciones y Parches
Capacitación funcionaria
Mantenimiento continuo del SaaS
17 Reclamos e Instancias de Fiscalización
17.1. Ante la Municipalidad Contratante
Para consultas sobre expedientes o apelaciones relativas al otorgamiento de licencias de conducir, los ciudadanos deben dirigirse a la Dirección de Tránsito y Transporte Público de su respectiva municipalidad.
17.2. Ante la Autoridad de Protección de Datos
En caso de considerar que un derecho relativo a datos personales no fue atendido en los plazos de ley, el ciudadano puede formular su reclamo ante la Agencia de Protección de Datos Personales de Chile o el Consejo para la Transparencia (CPLT) a través de www.consejotransparencia.cl.
18 Contacto con el Desarrollador
Codilogia SpA — Operador y Desarrollador Técnico de lice.cl
Nota a los ciudadanos: Para consultas sobre el estado de su trámite de licencia de conducir o retiro de documento físico, contacte directamente a la Dirección de Tránsito de su municipalidad.